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  在企業中經營管理當中工作任務為其中最重要的一點,其關鍵性、重要性正逐漸引起企業高層及各級員工的高度關注,這必將帶來企業經營效益和效率的極大提升,為企業的可持續發展奠定良好的基礎,因此領導經常會需要安排工作任務,比如發布任務、跟進任務的落實情況、完成任務的進度都需要數據。那么這種情況可以選用OA辦公系統當中的任務管理,可以量化任務,幫助企業提升員工工作效率。

OA工作任務管理軟件系統.png

  在企業的日常工作中總會產生許多需要處理的事務,由于這些事務數量較多且比較瑣碎,處理起來并不容易。

  一、那么我們在處理日常工作任務時往往會遇到以下哪些問題呢?

  1、對于管理者來說存在的問題:

  A、出差旅途中向下屬傳達和分派任務,總擔心溝通不到位;

  B、對下屬具體的工作量不是很清晰,分派任務全靠拍腦袋;

  C、不能實時地跟進和督促任務的執行情況,很多重要的事項被延誤;

  D、一些下屬總是在不斷的督促下才能看到任務的執行成效等。

  2、對于員工來說存在的問題有:

  A、每天的工作多而雜,領導和同事覺得我不給力;

  B、制訂好的工作計劃總是被領導安排的臨時事項打亂;

  C、每天工作非常累,領導卻看不見我的工作成績;

  D、一項工作需要臨時建立一個團隊來操作,但分工安排和任務進度情況難以掌握等

  雖然這上面的這些問題看起來可能都是一些小問題,但如果很多小問題都解決不好,累積起來就可能產生大問題!而且長時間得不到解決,就可能導致人浮于事、工作效率低下,最終傷害的是企業自身。

oa任務管理.png

  為此許多企業也為制定了嚴格的規章制度,但過于嚴格的規章制度也會讓員工束手束腳,不但影響工作效率,還可能導致相互踢皮球的情況。那么針對以上存在的這些問題可看出企業非常需要一款合適的OA任務管理系統,解決其計劃任務管理過程中的眾多難題。

  二、對于以上存在的問題,企業對OA辦公系統任務管理的需求有哪些?

  根據前期的溝通和梳理,企業計劃任務管理需求大致歸類如下:

  1、員工將接受新的任務:為了避免重要而緊迫的任務被遺忘,任務的重要性和緊迫性可以被標記。

  2、計劃執行過程:計劃執行者能夠對計劃進行反饋,計劃跟蹤者能夠對執行者的的計劃跟蹤并進行意見回復。計劃能夠在執行過程根據實際情況進行調整,計劃執行完畢能夠進行計劃的匯總。匯總的計劃能夠生成計劃進度,便于相關人員了解相關節點與完成情況。

  3、計劃督促: 打破行政部門和職位的壁壘,以任務組為單位,以目標為導向,注重任務的分解、協作、監督、反饋,以及績效統計;同時團隊成員通過任務組實時溝通任務信息、共享任務文檔。

  4、監控任務過程:管理人員可以隨時隨地實時檢查任務的進度,然后對每個員工的工作量和效率有一個清晰的概念。

  5、移動端的應用需求:管理人員可以在任何時間和地點分配任務,指定具體負責人,并指定截止日期。

oa任務管理系統.png

  三、那么根據以上的這些問題,OA辦公管理系統能解決哪些問題呢?

  通過泛普軟件的協同OA任務管理系統包括新建任務、我的任務、全部任務、匯總統計、任務管理設置等功能,同時還支持母任務與子任務關聯,支持任務事件跟蹤、任務列表、任務監控、任務統計全面表現任務完成情況。用戶可根據自身的工作協同需要,將相關事務通過任務的方式進行任務布置,布置任務時可選擇相關的任務來源分別為自定義/部門計劃/母任務以相應的任務來源的選擇,系統會進行相應的綁定。

  發起任務:可通過此功能隨時隨地新建、分派任務,指定具體的負責人,明確任務期限、任務描述,以及員工主動新建任務做自我管理。

  任務信息:任務的分配人、責任人、參閱人、監控人可以查看任務及其子任務的所有信息,包括任務進度、任務反饋、任務訪問記錄,也可以進行查看和提交新的任務反饋信息,實時溝通任務執行過程中存在的問題。

任務管理oa.png

  任務監控:可通過此功能監控所有的任務情況,可查看所有任務的相關信息。

  除了以上的基本功能以外,還有對任務進行辦理相關的功能,不僅明確員工之間工作職責,讓員工的時間真正利用起來,而且還增加了領導與員工的溝通工作,減少不必要的誤會,以此增加整個團隊的凝聚力,進而步步提升工作效率。

  四、通過泛普軟件的協同OA任務管理系統的優勢就在于:

  1、以對任務狀態的實時監控為核心,通過對任務的可視化管理,使每個人的任務進展及完成情況一目了然,并能夠定時生成任務報表進行績效管理;

  2、任務管理與消息提醒等功能模塊進行了高度的數據協同,使用戶在使用過程中能夠全方位、實時對自己負責的任務進行互動,使任務管理不僅僅停留在管理思想上,還實實在在落到推動執行上,從而打造高效的企業執行文化,以任務管理為核心推動企業的管理上一個新臺階;

  3、任務在執行過程中可以進一步分解出多級子任務或進行任務變更;

  4、可以在OA門戶中展現任務信息,而無須進入模塊查詢;每個人可以清晰的管理以“我”為中心的各類任務,包括個人負責的任務、分配的任務。

任務管理辦公系統.png

  同時,每個任務還提供了查看進度和最新反饋的功能,任務的負責人能夠快速的提交反饋,方便任務分配人、參閱人、監控人跟進任務的最新進展;

  團隊目標的達成是團多成員協作努力的成果,既需要領導者合理分配任務,又需要員工高效完成任務。OA辦公系統的任務管理功能就是幫助團隊協作完成任務的有效工具。OA系統不僅讓團隊中每一個成員的任務清晰明了,更是工作進展情況反映的績效依據。而移動OA可以打破時間地點的限制,隨時隨地進行任務管理。

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